Сразу должен предупредить: эта статья отчасти является своего рода автоплагиатом – около половины ее, с некоторыми изменениями, взято из учебного пособия “Базы данных – это так просто”, вышедшего в 1999 году в Москве (в ИПК телевидения и радиовещания) и подготовленного в процессе работы над кандидатской диссертацией.
Нужно срочно оформлять передачу, а необходимую песню найти никак не удается… Если вы работаете на радио или ТВ, эта ситуация вам хорошо знакома. Разумеется, редакционной фонотеке не обойтись без своего компьютера. Но что конкретно там с ним делать? Готов дать несколько проверенных на опыте практических рекомендаций…
На самом деле операция несложная. Вам потребуется одна из программ, относящихся к классу баз данных, или СУБД. Если вы даже вообще ничего в этом не понимаете, элементарные сведения о них найти легко (даже на данном сайте), и столь же легко в такой программе разобраться на необходимом начальном уровне.
Как это сделать
Файл, документ такой программы – база данных, представляющая собой некий электронный синтез таблицы и картотеки. Каждая “карточка”, она же строчка в таблице, будет соответствовать одной фонограмме. И чтобы потом всю базу не переделывать, сразу советую решить, какие столбцы будут в вашей таблице. Иными словами, по каким признакам вы будете потом информацию систематизировать.
Разобрались. Нарисовали таблицу на бумаге. Сделали по ее образу файл. Начали заполнять. И думать над тем, как быстро нужную информацию извлечь. Для таких целей существуют запросы. В большинстве баз данных для запросов есть готовые болванки. Создайте и сохраните несколько таких заготовок, наиболее типичных. Чтобы каждый раз не проделывать эту работу заново, а просто открыть существующий запрос, подставить нужные данные, например, фамилию конкретного исполнителя, привести запрос в действие и посмотреть на экране данные.
Вот, собственно, и весь минимум. Для оптимальной работы не помешают еще формы (экраны) для ввода данных – в их дизайн можно вложить столько индивидуальности, сколько у вас ее есть в наличии. И отчеты – печатные формы для вывода результатов запросов на принтер. Со временем можно научиться писать и несложные программные коды, чтобы сделать вашу базу более удобной. Но это лишь со временем. Далее вы можете совершенствовать вашу базу сколько угодно, параллельно пополняя ее. Данные никуда не денутся (хотя все же структуру базы, те самые столбцы в таблице, лучше бы сделать сразу, чтобы потом не переделывать – мало ли что). Ну, а уж если возникла нужда все-таки что-то переделать, скажем, размер того или иного столбца увеличить – сделайте на всякий случай резервные копии файлов базы данных и спрячьте их в отдельный каталог.
Как я сам это делал
Ну вот, а теперь – пример из жизни. Мне довелось проектировать базу данных для редакционной фонотеки. А было это так.
Звукорежиссер редакции Вологодского областного радио наконец получила в свое распоряжение компьютер. В беседе с ней я выяснил, для чего ей столь дорогая игрушка. Была сформулирована проблема – сложность и неоправданная длительность поиска нужных фонограмм. Отсюда задача – обеспечить возможность мгновенного поиска фонограммы, если известна хотя бы одна из следующих характеристик: имя исполнителя, имя автора слов, имя композитора, тема и так далее.
Затем я спроектировал и согласовал со звукорежиссером таблицу со следующими полями: “Код” (порядковый номер, под которым данная запись стоит на полке в фонотеке), “Название”, “Исполнитель”, “Композитор”, “Поэт”, “Звучание”, “Режим” (моно или стерео), “Носитель” (пленка, кассета, CD, MD и так далее), “Трек”, “Тема 1”, “Тема 2”, “Примечания”. Поле “Звучание” имеет формат времени, поле “Примечания” – формат memo, остальным полям можно присвоить символьный (текстовый) формат. Формат времени для “Звучания” нужен для того, чтобы в случае необходимости компьютер мог сосчитать суммарное звучание нескольких фонограмм – чтобы и эту работу звукорежиссеру не делать вручную.
Когда файл данных с описанной выше структурой был создан, в распоряжении звукорежиссера оказалась “картотека”, где для каждой фонограммы предназначалась “карточка”, она же – строка в таблице (базе данных). Далее настал черед создать несколько типовых запросов – для поиска по исполнителю, авторам, теме и так далее. В отчетах надобности не было, так как не нужно было распечатывать результаты выполнения запросов – достаточно прочитать на экране четырехзначный номер, под которым данная фонограмма хранится на полке.
Звукорежиссер сразу после создания базы приступила к ее заполнению, по мере заполнения овладевая методикой построения запросов и получения ответов. То есть, с первых же дней своего существования база данных практически использовалась по назначению.